Dépôt de garantie en location : règles, retenues, délais de restitution et litiges (côté bailleur)

Le dépôt est plafonné par la loi ; toute clause exigeant davantage est réputée non écrite pour l'excédent.

• Location vide (bail vide) : maximum 1 mois de loyer hors charges (loyer en principal), art. 22 de la loi n°89-462.
• Location meublée (bail meublé) : maximum 2 mois de loyer hors charges, art. 25-6 de la même loi.
• Bail mobilité (1 à 10 mois, meublé) : aucun dépôt n'est autorisé (art. 25-17).

Deux points souvent oubliés :

1. Le plafond se calcule sur le loyer hors charges, et non sur le montant global appelé.
2. Le montant du dépôt est figé pour toute la durée du bail : vous ne pouvez pas demander un complément lors de la révision annuelle du loyer. Il n'est réévalué que lors d'une véritable nouvelle location.

Presque tout litige sur le dépôt est en réalité un désaccord sur l'état des lieux. Une retenue n'est défendable que si vous démontrez, ligne à ligne, que le logement est rendu dans un état plus dégradé qu'à l'entrée — au-delà du vieillissement normal.

• Un état des lieux d'entrée détaillé et un état des lieux de sortie comparable forment le couple de documents qui justifie — ou détruit — toute retenue. Sans état des lieux d'entrée, le logement est en principe présumé rendu en bon état.
• Le décret n°2016-382 du 30 mars 2016 fixe le contenu de l'état des lieux et définit la vétusté — l'usure « résultant du temps ou de l'usage normal » — qui ne peut pas être facturée au locataire.
• Seules les dégradations anormales ou un défaut d'entretien imputables au locataire peuvent être retenues.
• Une grille de vétusté (convenue à la signature) applique des coefficients d'abattement annuels à des postes comme la peinture ou les sols : une moquette de cinq ans n'est jamais facturée comme neuve. Elle désamorce la plupart des litiges.

Le délai court à partir de la remise des clés (en main propre ou par lettre recommandée), et non du départ du locataire. Il dépend entièrement de la comparaison des états des lieux.

Bonne pratique : réaliser l'état des lieux de sortie le jour même de la remise des clés, pour que les deux compteurs démarrent ensemble. Si vous comptez retenir, adressez au locataire un décompte détaillé avec justificatifs dans le délai de deux mois — c'est le silence qui déclenche la pénalité.

Selon l'art. 22, vous pouvez conserver « les sommes restant dues » et « les sommes dont le bailleur pourrait être tenu aux lieu et place du locataire », à condition qu'elles soient dûment justifiées. En pratique, trois catégories tiennent :

1. Loyers impayés et arriérés subsistant à la fin du bail.
2. Charges locatives impayées, y compris le solde dû après la régularisation annuelle.
3. Réparations de dégradations imputables au locataire — trous, équipements cassés, modifications non autorisées, ménage manquant — au-delà de la vétusté.

Comme le rappelle l'ANIL, les réparations « doivent être justifiées par l'état des lieux de sortie et/ou par des devis et factures ». Un devis suffit pour retenir ; conservez la facture définitive.

Lorsque le logement se situe en copropriété, la quote-part de charges du locataire est souvent inconnue à son départ, faute d'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. L'art. 22 offre au bailleur un outil précis :

• Vous pouvez procéder à un arrêté des comptes provisoire et conserver une provision ne pouvant excéder 20 % du dépôt jusqu'à l'arrêté annuel des comptes.
• Une fois ces comptes définitivement approuvés par l'assemblée générale, vous devez effectuer la régularisation définitive et restituer le solde dans le mois.
• Les 20 % constituent un plafond, et doivent eux-mêmes être justifiés : on ne les conserve pas par réflexe ; ils doivent refléter une exposition réelle aux charges.

Deux chiffres souvent confondus : 20 %, c'est la retenue copropriété ; 10 %, c'est la pénalité de retard (section suivante). Ils n'ont aucun lien.

C'est la règle qui transforme un remboursement tardif en remboursement coûteux. Selon l'art. 22 :

À défaut de restitution dans le délai, la somme restant due est majorée d'une somme égale à 10 % du loyer mensuel (hors charges) pour chaque période mensuelle commencée en retard.

• La pénalité court par mois commencé — un seul jour dans un nouveau mois compte pour 10 % entiers.
• Exemple chiffré : loyer de 800 € hors charges, dépôt restitué avec deux mois et quelques jours de retard → pénalité = 3 × 80 € = 240 € ajoutés au solde du dépôt dû.
• Seule exception : aucune pénalité n'est due si le retard résulte de l'absence de communication par le locataire de sa nouvelle adresse. Conservez la preuve de votre demande.

La leçon est simple : même un remboursement contesté et partiel doit partir à temps. Versez le solde non contesté dans le délai et réclamez le surplus séparément.

Une retenue mal formalisée est une retenue qu'un juge annulera. Constituez le dossier à chaque fois :

1. Comparez les états des lieux poste par poste et signalez chaque désaccord.
2. Joignez les preuves : photos datées, devis ou facture, décompte de régularisation des charges, et toute mise en demeure pour loyers impayés.
3. Adressez une lettre de restitution détaillée en recommandé (LRAR) indiquant le dépôt, chaque retenue avec son montant et sa justification, puis le solde net restitué.
4. Respectez le délai (un ou deux mois) et conservez la preuve d'envoi.

Les bailleurs qui gèrent tout à la main manquent souvent soit le délai, soit un justificatif — les deux choses qui leur coûtent la pénalité. Si vous préférez générer un état des lieux conforme et un décompte de restitution défendable dans un même flux, l'outil Location d'AdminLanding fait exactement cela. Un dossier propre, c'est ce qui rend une retenue opposable.

Attendez-vous à des contestations et connaissez l'échelle des recours avant qu'elles ne surviennent.

• Phase amiable : le locataire adresse une mise en demeure (LRAR) réclamant le solde. Répondez par votre décompte détaillé et vos justificatifs.
• Conciliation gratuite : chaque partie peut saisir la commission départementale de conciliation ou un conciliateur de justice, sans frais. Une tentative préalable de résolution amiable est en principe requise avant de saisir le juge pour les petits litiges.
• Juge : le juge des contentieux de la protection (au tribunal judiciaire) tranche les litiges sur le dépôt de garantie.
• Prescription : l'action du locataire en restitution du dépôt se prescrit par 3 ans (art. 7-1 de la loi 89-462).

Le bailleur qui se présente avec un état des lieux d'entrée et de sortie signés, des factures et une LRAR envoyée à temps l'emporte presque toujours. Celui qui s'en remet à sa mémoire perd presque toujours — et paie la pénalité de 10 % en sus.