Charges récupérables : ce qu'un bailleur peut refacturer au locataire

Le droit français répartit ce que paie le locataire en deux blocs : le loyer, et les charges récupérables (aussi appelées charges locatives). L'article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 les définit comme des sommes accessoires au loyer, couvrant trois familles de dépenses :

1. Les services liés à l'usage de l'immeuble — eau, chauffage collectif, fonctionnement de l'ascenseur, électricité des communs.
2. L'entretien courant et les menues réparations des parties communes et des équipements partagés.
3. Les impositions et taxes correspondant à des services dont le locataire profite — au premier chef la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM).

Point essentiel : l'article 23 ne dresse pas lui-même la liste. Il la renvoie à un décret en Conseil d'État — le décret n°87-713 du 26 août 1987. Cette liste est limitative : si une dépense n'y figure pas, elle ne peut pas être mise à la charge du locataire, point final. Une seule brèche existe — un accord collectif local portant sur la sécurité ou les travaux d'économie d'énergie — mais c'est l'exception, pas la règle.

Le décret 87-713 classe les charges récupérables par poste (eau, chauffage, ascenseur, parties communes, extérieurs, taxes). La ligne de partage est simple : la consommation et l'entretien courant sont pour le locataire ; la propriété, le remplacement et l'amélioration sont pour le bailleur.

La règle du gardien est précise. Selon le décret 87-713, le salaire et les charges sociales d'un gardien ou concierge sont récupérables à 75 % s'il assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, mais seulement à 40 % s'il n'assure qu'une seule de ces deux tâches. Salaire en nature, indemnités de licenciement et intéressement ne sont jamais récupérables.

La façon habituelle de percevoir les charges dans un bail vide est la provision sur charges : une avance mensuelle versée avec le loyer. Comme une provision n'est qu'une estimation, l'article 23 de la loi n°89-462 rend la régularisation annuelle obligatoire — la régularisation des charges.

Le mécanisme :

1. Le montant de la provision doit être justifié par les résultats de la précédente régularisation et le budget prévisionnel de l'immeuble — jamais fixé arbitrairement.
2. Au moins une fois par an, le bailleur compare le total des provisions encaissées aux dépenses réelles et justifiées.
3. Un mois avant la régularisation, il adresse au locataire un décompte par nature de charges — poste par poste — accompagné, en immeuble collectif, du mode de répartition et des éléments de consommation de chauffage.
4. Si le locataire a trop peu payé, un complément est dû ; s'il a trop payé, le trop-perçu lui est remboursé.

Une protection pour le locataire : si la régularisation n'a pas eu lieu avant la fin de l'année suivant l'année de référence, le locataire peut demander à payer le solde par douzièmes, étalé sur 12 mois (article 23).

On ne demande pas au locataire de croire un simple total. L'article 23 de la loi n°89-462 lui donne un droit de regard explicite : pendant six mois à compter de l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir les pièces justificatives à la disposition du locataire, dans des conditions normales.

En pratique :

• Le bailleur doit permettre de consulter les factures, contrats et — en copropriété — les décomptes de charges du syndic. Il n'y a pas d'obligation automatique d'envoyer les photocopies de tout, mais l'accès doit être réel et raisonnable (souvent en agence ou chez le syndic).
• Pour le chauffage et l'eau chaude collectifs, les éléments de consommation doivent accompagner le décompte, et pas seulement être fournis sur demande.
• Si le bailleur refuse de justifier une ligne, le locataire peut légitimement en suspendre le paiement tant qu'elle n'est pas étayée.

Le locataire qui demande le détail paie rarement trop ; le bailleur qui tient des comptes propres perd rarement le débat. Un conseil gratuit est disponible auprès de votre ADIL/ANIL, qui peut relire un décompte ligne par ligne.

Pour une location meublée, l'article 25-10 de la loi n°89-462 laisse aux parties le choix entre deux régimes :

Le forfait est un montant fixe inscrit au bail et versé avec le loyer. Il ne peut jamais donner lieu à un complément ni à un remboursement : si les charges réelles sont plus élevées, le bailleur assume la différence ; si elles sont moindres, le locataire la conserve. Le seul garde-fou : le forfait ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges réelles de l'immeuble.

Le bail mobilité (bail de 1 à 10 mois pour étudiants et actifs en mobilité, créé par la loi ELAN de 2018) supprime le choix : les charges sont perçues uniquement au forfait, donc aucune régularisation n'est possible. La liste récupérable reste, elle, le même décret 87-713 dans tous les cas.

Aucune des deux parties ne peut remonter indéfiniment. L'article 7-1 de la loi n°89-462 — introduit par la loi ALUR du 24 mars 2014 — fixe une prescription de trois ans pour les actions dérivant du bail, y compris les arriérés de loyer et de charges.

Elle joue dans les deux sens :

• Un bailleur qui a oublié de régulariser peut encore récupérer des charges sous-estimées, mais sur les 3 dernières années seulement.
• Un locataire trop facturé peut récupérer le trop-perçu, également sur 3 ans au maximum.

Exemple : une charge datée de mars 2025 peut être réclamée jusqu'en mars 2028 ; au-delà, elle est prescrite et peut être refusée sans risque.

Une subtilité compte pour le locataire. Pour l'action en répétition des charges indues, la Cour de cassation retient que le délai de 3 ans court à compter de la régularisation qui a révélé le trop-perçu — le moment où le locataire pouvait connaître l'existence d'une somme indue — et non de la date, antérieure, à laquelle chaque provision a été versée.

La plupart des litiges de charges tiennent à deux erreurs du bailleur : refacturer un poste hors liste, ou sauter la régularisation annuelle. Une régularisation défendable suit chaque année le même ordre :

1. Rassembler les chiffres réels — décompte du syndic, factures d'eau et d'énergie, contrats d'entretien.
2. Retirer les lignes non récupérables — taxe foncière (ne garder que la TEOM), gros travaux, honoraires de gestion, part non récupérable du gardien.
3. Appliquer les bonnes clés — les tantièmes du locataire, et le taux gardien de 75 % / 40 %.
4. Comparer aux provisions encaissées et calculer le complément ou le remboursement.
5. Envoyer le décompte un mois avant et tenir les pièces justificatives à disposition pendant six mois.

Établir et envoyer ce décompte détaillé — avec le justificatif que le locataire peut réellement vérifier — est exactement le genre de tâche que notre espace de gestion locative automatise : voir l'application Rent by AL. Faites-le proprement une fois par an, et le risque des trois ans disparaît quasiment.